Comment réussir une animation de séminaire d’entreprise ?
1/ Identifiez le(s) besoin(s) et définir l’objectif
Avant toutes choses, posez-vous les bonnes questions : Pourquoi organisez-vous une animation ? Dans quel contexte ? Qui le décideur souhaite-t-il y convier ? Quels besoins ont été identifiés ? Quel est l’objectif à atteindre ?
A titre d’exemple, l’animation peut venir soutenir ou illustrer les messages d’une séance plénière au cours d’un séminaire. Elle peut avoir comme objectif de simplement récompenser les collaborateurs ou de célébrer une réussite. Elle peut ne concerner qu’une partie des équipes, par exemple les commerciaux terrain d’une région en particulier ou concerner l’ensemble de l’entreprise.
2/ Déterminez le moment et le temps imparti à l’animation
Le moment choisi pour organiser l’animation n’est pas anodin et pourra influer positivement ou négativement sur sa réussite. L’animation est-elle organisée seule ou intégrée dans un séminaire d’entreprise ? Plutôt en journée ou en soirée ? Les équipes seront-elles dans les meilleures conditions pour être disponibles et réceptives ? Si l’animation est intégrée dans un séminaire, comment la positionner pour assurer la cohérence de l’agenda dans son ensemble ? Et surtout combien de temps pouvez-vous y consacrer ?
3/ Demandez conseil
Pour vous aider dans le choix et l’organisation de l’animation, n’hésitez pas à en parler autour de vous et à vous entourer de l’expertise de professionnels. Vous pouvez, par exemple, lancez le sujet de manière informelle au cours d’un déjeuner pour recueillir les idées et avis ou pour tester les pistes que vous auriez déjà en tête. Vous pouvez également interroger vos interlocuteurs dans l’organisation d’un événement professionnel, lieux, agences, … qui sauront vous conseiller sur les tendances du moment et vous feront des propositions pertinentes en fonction du but que vous aurez déterminé. Assurez-vous également que les prestataires auxquels vous ferez appel aient une charte éthique qui corresponde aux valeurs de votre entreprise.
4/ Assurez-vous de bien connaître les participants et d’adapter l’animation à leur état d’esprit
Dépasser ses limites, s’investir émotionnellement ou physiquement n’est évidemment pas à la portée de tous. Ainsi pour éviter les situations gênantes ou forcées, qui seraient contre-productives, assurez-vous que l’animation est parfaitement adaptée à son public. Pensez aussi à communiquer, si nécessaire, quant au dresscode requis de sorte que les participants soient confortables et profitent pleinement de l’animation.
Si votre animation implique de créer des équipes, veillez à les former en amont, en équilibrant les introvertis et les extravertis, les dynamiques et les lymphatiques, les juniors et les seniors, les créatifs et les cérébraux, … Chacun pourra ainsi mettre à profit ses propres compétences et personne ne se sentira exclu. Pensez aussi à la façon dont vous communiquerez sur la composition des équipes (affichage, mention sur le badge…) pour ne pas perdre de temps en début de séance et éviter la dispersion des participants.
5/ Choisissez des espaces appropriés
Le cadre des animations a son importance. Le cerveau ayant besoin de nouveauté pour être stimulé, sortir du cadre de l’entreprise améliorera les retombées positives de l’animation sur les équipes. Un environnement nouveau et adapté aux animations choisies excitera la curiosité, aiguisera l’observation et augmentera la concentration des participants tout en favorisant la mémorisation des messages clés qui y sont liés. En fonction de l’animation et de son objectif, choisissez un lieu en pleine nature, un château majestueux, des salles de réunion high-tech, un environnement urbain…
6/ Éveillez la curiosité des participants
La réussite d’une animation, ça se prépare ! Qu’elle soit intégrée dans un séminaire ou en « stand alone », qu’elle ait pour objectif de récompenser, de fédérer, de renforcer ou de construire, la façon dont vous la positionnez auprès des participants joue un rôle important dans la façon dont ils la percevront et la vivront. N’hésitez pas à programmer différentes actions en amont de l’animation et selon son contenu : envoi d’une invitation, compte à rebours avec des indices, thème et code vestimentaire, documentation …
Plus la curiosité de vos participants aura été piquée au vif, plus ils seront réceptifs au contenu de l’animation et au(x) message(s) qu’elle véhicule.
7/ Sortez du cadre professionnel
Choisir des animations qui diffèrent de l’activité propre à l’entreprise est primordial pour marquer les esprits. Ainsi, le bénévolat ou les activités liées à l’éco-responsabilité donneront un sentiment de fierté aux participants. Partager des repas ensemble permettra de communiquer dans une ambiance conviviale. Faire des activités physiques, même de faible intensité apportera dynamisme et élan au groupe…Les émotions positives engendrées par ces moments de partage s’ancreront d’autant plus dans les esprits qu’elles seront éloignées du cadre stricto sensu de l’entreprise.
Gardez en tête que l’animation est un moment privilégié permettant les échanges informels propices à rassembler et souder les équipes. À travers des jeux ou des discussions, les participants apprennent à se connaître et à parler d’eux-mêmes. Organisée hors du cadre familier de l’entreprise, l’animation favorise la communication extra-professionnelle et amène les participants à se dévoiler un peu, à montrer d’autres aspects de leur personnalité, à créer des liens qui pourront les aider à atteindre leurs objectifs professionnels tant personnels que communs.
8/ Rassemblez les participants autour de valeurs communes
Chaque organisation a sa propre culture et ses propres valeurs. Les animations proposées aux participants devront toujours aller dans le sens des valeurs phares de l’entreprise. Faire naître un sentiment de responsabilité auprès de chaque collaborateur – celle de vivre et de transmettre ces valeurs – est toujours un excellent moyen de souder une équipe pour travailler dans la même direction.L’adage bien connu « l’union fait la force » s’adapte particulièrement bien au monde de l’entreprise. Les animations qui requièrent l’esprit d’équipe et la solidarité rappellent à tous que les leaders ne sont rien sans le soutien de leurs équipes. Qu’aucun talent, aussi grand soit-il ne peut porter seul le succès d’une entreprise. Que chacun à son niveau est indispensable à la réussite globale.
A l’issue de ce type d’animation, chaque participant doit ressortir avec le sentiment d’être utile, compétent et indispensable au bon fonctionnement de l’ensemble.
9/ Briefez l’animateur
Cela semble une évidence, mais l’animateur d’une séance de team-building ou d’une activité incentive doit tout savoir sur le public qu’il reçoit. Contexte de l’événement, historique et ADN de l’entreprise, valeurs phares, but recherché de l’animation…
Définissez avec lui le cadre de son intervention : contenu et ton de l’introduction aux participants, respect du temps imparti et des espaces dédiés, etc.
Ne pas se tromper d’animation, c’est aussi ne pas se tromper d’animateur !
10/ Débriefez avec les équipes
Bien souvent oublié ou bâclé, le débrief avec les équipes vous permettra de mesurer la réussite de l’animation. Qu’il soit formel ou informel, ce débrief vous permettra d’évaluer le niveau de satisfaction des participants, de vérifier si les objectifs fixés ont bien été atteints et de proposer de nouveaux formats pour une prochaine fois.